RODO w pracy

RODO w pracy – zatrudniając się w konkretnym zakładzie, musimy podpisać wiele różnych zgód czy innego typu dokumentów. Część z nich dotyczy kwestii przetwarzania danych osobowych, które jako pracownicy podajemy do wiadomości przedsiębiorcy. Jak wygląda kwestia przestrzegania przepisów związanych z RODO w miejscu zatrudnienia?

Trudny proces rekrutacji

Przepisy zwane RODO obowiązują w Polsce od 2018 roku – od tego czasu większość z nas przyzwyczaiła się już do zmian, jednak początki były bardzo trudne, zwłaszcza dla rekruterów. RODO nakłada bowiem obowiązek udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych – w przypadku ubiegania się o posadę musi to zrobić kandydat. W praktyce oznacza to konieczność umieszczenia na dole CV klauzuli, zgodnie z którą ową zgodę wyrażamy. Początkowo wiele osób nie umieszczało żadnego zezwolenia bądź posiłkowało się jego poprzednią wersją. W takiej sytuacji rekruterzy musieli definitywnie odrzucić CV, gdyż nie mieli prawa przetwarzać pozyskanych informacji. Dlatego też powinniśmy mieć świadomość, że RODO w pracy zaczyna się nie w momencie podpisywania umowy, a już w czasie rekrutacji. Dane osobowe kandydatów muszą być nie tylko odpowiednio przechowywane, ale również przetwarzane we właściwy sposób, tak aby nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione.

Jak przestrzegać RODO w pracy?

Przestrzeganie zasad wynikających z RODO w miejscu pracy to tak naprawdę obowiązek pracodawcy. Pracownik podaje już na etapie zawierania umowy szereg bardzo szczegółowych danych, takich jak na przykład numer PESEL, adres zamieszkania czy data urodzenia. Dane te muszą zostać odpowiednio zabezpieczone, tak aby nie miały do nich dostępu osoby nieupoważnione. Zazwyczaj prowadzeniem dokumentacji kadrowej zajmują się osoby zatrudnione w dziale księgowości bądź właśnie kadr i płac. Eksperci uważają, że powinny one wykonywać swoje obowiązki w oddzielnych pokojach, natomiast cała dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w specjalnych szafkach zamykanych na klucz. Jeśli chodzi o dane przechowywane na serwerze, to należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, tak aby nie doszło na przykład do ataku hakerskiego. Co istotne, dane osobowe pracownika przetwarzamy praktycznie każdego dnia. Już na samym początku musi on odbyć szkolenie BHP, które często prowadzi pracownik firmy zewnętrznej. Co do zasady, podpisuje on pewnego rodzaju klauzulę poufności. Dane są również udostępniane lekarzowi medycyny pracy, jednak ten ma prawo je przetwarzać na podstawie odrębnych przepisów, dotyczących stricte dokumentacji medycznej.

Szczególne przypadki a RODO w pracy

Przepisy RODO wprowadziły wiele niepokojów i wątpliwości wśród przedsiębiorców. Wskazują one, że dane osobowe pracowników muszą być odpowiednio chronione i przetwarzane, nie powinny być natomiast udostępniane. Na tym tle pojawiają się jednak problemy, wynikające z praktyki gospodarczej. Pierwszym z nich jest sporządzanie list obecności pracowników. W przypadku pracowników biurowych wystarczy wdrożyć odpowiedni system elektroniczny, jednak o wiele trudniej jest w przypadku pracowników produkcyjnych. Pewnym rozwiązaniem byłaby instalacja specjalistycznych systemów rejestrujących, lecz to wiąże się ze sporym wydatkiem, na które nie każde przedsiębiorstwo może sobie pozwolić. Przyjmujemy więc, że na liście obecności mogą znaleźć się jedynie imię i nazwisko pracownika, a także informacja o tym, czy był on obecny, czy nie. Drugim problemem jest umieszczanie imion i nazwisk pracowników na drzwiach poszczególnych pokoi, w których wykonują swoje obowiązki. Dotyczy to na przykład przychodni lekarskich czy firm doradczych. Co do zasady, każdy pracownik musi wyrazić zgodę na tego typu działanie. Podobnie jest z przydzielaniem identyfikatorów, zwłaszcza tych, na których znajdują się zdjęcia pracowników. Coraz więcej firm umieszcza też na swoich stronach internetowych skład zespołu, a więc imiona, nazwiska, a czasami nawet zdjęcia czy kwalifikacje osób zatrudnionych. Pracownik może jednak odmówić podania jego danych do wiadomości publicznej, a z tego tytułu nie poniesie żadnych konsekwencji.

Kto jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów RODO w pracy?

Wiemy już, na czym właściwie polegają przepisy RODO w pracy, jednak pozostaje pytanie, kto jest odpowiedzialny za ich przestrzeganie? Oczywiście, z prawnego punktu widzenia, jest to pracodawca. Może on oddelegować część zadań pracownikom, na przykład kadrowym czy księgowym. Niemniej jednak to jego obowiązkiem będzie sporządzenie stosownych regulaminów oraz wdrożenie konkretnych procedur. Pamiętajmy, że nieprzestrzeganie przepisów RODO obarczone jest wysokimi karami, którymi obciążony może zostać właśnie pracodawca, a nie pracownik. Ważne jest natomiast zwiększanie świadomości osób zatrudnionych w firmie i prowadzenie szkoleń, na których mogą oni pozyskać stosowne informacje. Dotyczy to zwłaszcza osób, które z danymi innych pracują na co dzień, z racji wykonywanych obowiązków zawodowych. Pracodawca może też zatrudnić w firmie osobę, która będzie odpowiedzialna za kwestie związane z RODO.